От бумажных журналов к Okdesk: как техотдел ГК «ЕСО» экономит на выполнении задач 30% времени
Автоматизация работ технического отдела позволила уйти от рутины и сосредоточиться на главном — качественном обслуживании клиентов и выполнении задач в срок.
Группа компаний «Единая Служба Охраны» (ГК «ЕСО») — один из лидеров рынка Северо-Западного федерального округа. Уже более 20 лет компания занимается охраной и обслуживанием технических средств безопасности в Вологодской области, а свои объекты ей доверяют такие лидеры рынка, как «Сбербанк», «Почта России», Х5 Group, «Уралсиб», DNS и другие.
С ростом количества объектов и нагрузки на технический отдел компания столкнулась с необходимостью оптимизации процессов. Ранее все заявки фиксировались в бумажных журналах, а задачи распределялись на ежедневных планёрках. Эти рутинные действия отнимали до 30% рабочего времени, замедляя работу команды и увеличивая нагрузку на сотрудников. Попытка автоматизировать процессы с помощью CRM-системы не принесла ожидаемого эффекта: решение требовало дорогостоящих доработок и не учитывало специфику работы.
Ситуацию изменил переход на специализированный сервис Okdesk. Внедрение системы позволило автоматизировать ключевые этапы работы технического отдела: работу с заявками, их автоматическое распределение, а также формирование отчётности. Для разных задач в системе предусмотрены отдельные типы заявок: ремонт, ТО, монтаж. Каждый тип определяет свой алгоритм действий, который настраивается через статусы заявок. При изменении статуса можно автоматически запрашивать у специалиста информацию по устранённой неисправности. Например, при закрытии заявки на ремонт система потребует от техника приложить фотографию выполненных работ.
Сегодня компания активно участвует в тендерах, в том числе для государственных заказчиков, где особенно важно выполнять регулярные плановые работы. С Okdesk стало возможным настраивать повторяющиеся заявки, которые позволили установить контроль качества работ и выполнения обязательств в срок.
Внедрение системы позволило ГК «ЕСО» не только отказаться от бумажных журналов, но и сделать работу технического отдела быстрее, точнее и прозрачнее. Экономия времени в 30% стала ощутимым результатом цифровой трансформации, а сотрудники восприняли новые технологии позитивно, вопреки первоначальным опасениям.
Опыт компании подтверждает, что даже в традиционной сфере обслуживания и ремонта технических средств безопасности использование специализированных решений способно заметно повысить эффективность, улучшить качество сервиса и создать условия для дальнейшего роста компании.