Советы по тайм-менеджменту от бизнес-тренера: можно найти время на все!
«Съесть лягушку, потом 4–5 помидоров, нарезать слона на бифштексы или сделать дырки в сыре» — звучит как причудливый кулинарный рецепт? Вовсе нет! Это техники тайм-менеджмента, которые помогают эффективно использовать свое время. Преподаватель Московского института психологии, магистр психологии, бизнес-тренер, эксперт по софт скиллз и личной эффективности Анастасия Тахтарова-Иванова научит эффективно планировать и расставлять приоритеты, а также «съесть лягушку», чтобы успеть сделать важное.
Советы по тайм-менеджменту от бизнес-тренера: можно найти время на все!
«Съесть лягушку, потом 4–5 помидоров, нарезать слона на бифштексы или сделать дырки в сыре» — звучит как причудливый кулинарный рецепт? Вовсе нет! Это техники тайм-менеджмента, которые помогают эффективно использовать свое время. Преподаватель Московского института психологии, магистр психологии, бизнес-тренер, эксперт по софт скиллз и личной эффективности Анастасия Тахтарова-Иванова научит эффективно планировать и расставлять приоритеты, а также «съесть лягушку», чтобы успеть сделать важное.
Что такое тайм-менеджмент?
Нельзя найти время на все, но можно и нужно находить на главное. Сегодня научу эффективно распоряжаться своим временем. Давайте сначала определимся, что такое тайм-менеджмент. В переводе с английского — «управление временем» — это набор техник и методов, которые помогают планировать и расставлять приоритеты.
Как сказал однажды английский философ Уильям Пенн: «Время — это то, чего мы хотим больше всего, и то, что мы хуже всего умеем использовать». Действительно, время словно песок убегает сквозь пальцы. Оно неудержимо. Но мы можем научиться правильно организовывать его, чтобы повысить свою эффективность и достичь поставленных целей.
Если вы замечаете у себя такие паттерны поведения как: прокрастинация, неспособность сосредоточиться, постоянные опоздания, привычка все делать в последний момент и хаос в делах, вам точно стоит познакомиться с тайм-менеджментом поближе.
Разновидности техник тайм-менеджмента
Техники тайм-менеджмента можно разделить на несколько групп.
1. Техники планирования.
Они помогают структурировать день или неделю, создавая четкий план действий, чтобы избежать хаоса и непредсказуемости. В качестве примера приведем метод SMART для постановки целей, метод ABC, правило 1-3-5, техника GPT (Getting Things Done), метод «Разрезание слона на бифштексы».
2. Техники распределения времени.
Они направлены на оптимальное распределение времени между различными задачами. К таким техникам относится метод Pomodoro или Помидора, техника блокирования времени (Time Blocking), метод 90/30, метод двух минут и создание временных рамок.
3. Техники приоритизации.
Эти методы позволяют расставить приоритеты среди задач, чтобы сосредоточиться на наиболее важных и срочных и сократить время, затраченное на неважные дела. Например, матрица Эйзенхауэра или метод «Важно/Неважно».
4. Техники концентрации.
Они помогают сохранять концентрацию и внимание, минимизируют отвлекающие факторы и многозадачность, что, в свою очередь, повышает качество выполняемой работы. Например, метод Единой Задачи (Singl-tasking), техника «Съешь лягушку», метод швейцарского сыра.
5. Техники управления ресурсами.
Эти методы помогают распределять задачи между членами команды, делегировать их, а также автоматизировать рутинные процессы. К таким техникам относится метод 80/20 для концентрации на ключевых ресурсах и использование технологий автоматизации.
Давайте рассмотрим некоторые из этих техник более подробно.
SMART-цели
Первый шаг к успеху — это ясная цель. Как говорил американский писатель и мотивационный спикер Зиг Зиглар: «Человек без цели подобен судну без руля. Он лишь дрейфует, а не движется вперед…»
Методика SMART — это инструмент, который помогает превратить абстрактные планы в достижимые цели. Чтобы цель была SMART, она должна соответствовать важным критериям:
S — Specific — конкретная;
M — Measurable — измеримая;
A — Achievable — достижимая;
R — Relevant — значимая;
T — Time bound — ограниченная во времени.
Правильная цель — это уже половина успеха в тайм-менеджменте. «Тот, кто ставит перед собой четкие цели и непоколебимо пытается их добиться — приговорен к успеху. Это — закон вселенной», — говорил Сесиль де Милль, американский режиссер, сценарист и продюсер.
Правило 1-3-5
Эта техника позволяет результативно организовать рабочий день и сосредоточиться на приоритетных задачах. Следуя этому правилу, запланируйте на день девять дел:
● 1 задача — важная, занимающая много времени;
● 3 задачи — средней сложности и срочности;
● 5 задач — рутинных, не влияющих на общую результативность.
Для наглядности этот метод часто представляют в виде пирамиды из кубиков. Чтобы ее разобрать, нужно начать с вершины — с важных задач, постепенно опускаясь к основанию — менее значимым.
«Разрезание слона на бифштексы»
«Слоны» в тайм-менеджменте — это масштабные задания, пугающие своей сложностью и объемом. Они кажутся непреодолимыми, и мы часто откладываем их на потом.
Глеб Архангельский, один из ведущих специалистов по тайм-менеджменту в России, предлагает «разрезать слона на бифштексы», т. е. подходить к решению сложной задачи пошагово — поделить ее на части и выполнять запланированный объем каждый день.
Например, вам нужно сделать презентацию на 100 слайдов. Звучит устрашающе. А 10 слайдов в день — привычная работа, которую легко выполнить и отметить в списке дел.
Метод швейцарского сыра
Этот метод также помогает преодолеть страх перед сложными или непонятными задачами, сдвинуть дело с мертвой точки. В отличие от «бифштексов», «поедаемых» в определенном порядке, «дырочки» в «сыре» делаются произвольно. Вы можете выбрать сначала одну привлекательную часть дела, потом другую. Постепенно, «дырочка» за «дырочкой», вы приближаетесь к решению, пока от задачи не останется и следа.
Метод Pomodoro (Помидора)
Название метода происходит от кухонного таймера в форме помидора, который использовал его создатель Франческо Чирилло для отсчета времени.
Суть метода в том, что вся работа разбивается на интервалы по 25 минут, называемые «помидорами», с пятиминутными перерывами между ними. После каждого четвертого «помидора» делается более продолжительный перерыв (15–30 минут). Во время работы важно не отвлекаться на посторонние дела.
Техника «съешь лягушку»
Марк Твен однажды заметил, что «человек, который каждое утро ест живую лягушку, весь оставшийся день наслаждается ощущением, что ничего хуже с ним сегодня уже точно не произойдет». «Лягушка» — это неприятное, но значимое дело, требующее много времени и сил.
Вы можете разбить дело на части и придумать мотивацию для его выполнения. У кого-то может быть одна лягушка в день, а у кого-то — несколько. Главное, чтобы она была.
Конечно, разнообразных методов, техник и систем планирования существует огромное множество. Мы все разные. Более того, в разные периоды времени и для решения разных задач можно использовать именно то, что подходит более всего. Можно комбинировать, сочетать и даже изобретать что-то свое.
Но есть одна универсальная история. Она про то, что нельзя найти время на все, но можно и нужно находить на главное. И ответить на вопрос – а что сейчас главное в моей жизни — бывает совсем не так просто. Начать можно с разговора с собой, который часто помогает увидеть ситуацию в совершенно ином свете.
Как «поговорить с собой» на чистоту?
Здесь можно использовать метод самокоучинга – когда вы задаете себе вопросы и честно на них отвечаете. Вот несколько моментов, на которые стоит обратить внимание для того, чтобы внести в свою жизнь здоровую и красивую упорядоченность.
Моя ли это цель? Часто людей привлекают цели, которые «модно» ставить. Например, рост дохода, свой бизнес, жизнь под пальмами и т.д. Или это те цели, которые «заложили» в вас другие люди (семья, партнеры, общество). Здесь важно задавать себе вопрос – «Для чего это именно мне?». И посмотреть, действительно ли вам это нужно и, возможно, есть более подходящие для вас способы получить желаемое.
Иногда цель нас зажигает, но мы теряем мотивацию на середине пути. И тут бывает важно заранее определить, как будет выглядеть успех в решении данной задачи для вас. И в таком случае прекрасно сработает вопрос: «А как я пойму, что успешно справился с задачей?»
Еще один хороший вопрос: «А почему я еще не достиг своей цели?» Ответы можно выписывать на лист бумаги или наговаривать на диктофон. Главное, фиксировать первое, что приходит на ум, без фильтров и прикрас. И потом посмотреть на тот список своих ограничений, который получится.
Анастасия Тахтарова-Иванова
Преподаватель Московского института психологии, магистр психологии, сертифицированный бизнес-тренер (трансформационный коучинг, невербальный коучинг, командный коучинг), эксперт по софт скиллз и личной эффективности. Имеет более 10 лет успешной работы в области раскрытия потенциала людей в корпоративном секторе. Основная специализация – программы по селфменеджменту, управлению стрессом и энергией.
ФОТО: https://disk.yandex.ru/d/S1KMVKlYVSAi9Q